Comment stimuler ses collaborateurs en télétravail ?

Avant toute chose, pour travailler dans de bonnes conditions, il est nécessaire d’avoir… Du matériel adapté. Et ce, que l’on travaille depuis les locaux de l’entreprise ou en télétravail. Si le télétravail a vocation à se pérenniser dans votre structure, c’est le moment de vérifier que tous les salariés aient des locaux adaptés. Fournissez-leur ou participez à l’achat du matériel nécessaire, celui qu’ils utilisent lorsqu’ils sont au bureau : deuxième écran, casque, chaise et bureau de bonne qualité… 

 

Si leur logement n’est vraiment pas adapté au télétravail (pas d’espace isolé, présence d’autres personnes à proximité, connexion internet irrégulière, etc.), envisagez le télétravail depuis un espace de coworking. Cela représente un coût supplémentaire pour le salarié, mais vous pouvez l’amortir en prenant en charge une partie des frais d’abonnement. Vous vous assurez ainsi que le collaborateur en question dispose d’un environnement de travail adapté.

 

Maintenant que le sujet des conditions matérielles de travail est réglé, passons à un aspect moins palpable du travail au bureau : les échanges entre collègues. En open space, il vous suffit d’un grand soupir pour voir plusieurs paires d’yeux se lever vers vous et vous demander ce qui coince. Avec l’aide d’un collègue et en quelques phrases, le problème est généralement vite résolu. 

 

Or, cette informalité des échanges manque cruellement en télétravail : on peut avoir du mal à expliquer ce qui ne va pas, se demander si l’on ne risque pas de déranger untel en le sollicitant, se sentir inutile si personne ne nous demande de l’aide, etc. De nombreux questionnements peuvent surgir, à la fois sur sa place au sein de l’équipe ou sur les changements organisationnels que cela occasionne. Pour assurer à chacun un soutien moral, offrez à vos collaborateurs la possibilité d’échanger avec un professionnel de la santé mentale. Depuis l’application Meeriad, vous pouvez prendre rendez-vous à tout moment et en toute confidentialité. 

 

 

• Renforcer sa communication, surtout à l’oral 💬

Pour motiver vos collaborateurs en télétravail, il est paradoxalement plus efficace de privilégier l’oral à l’écrit. Continuez à utiliser les canaux d’échanges traditionnels, mais évitez de les sur-investir. Préférez toujours un appel ou une visioconférence à un email à rallonge. Et n’hésitez pas à vous répéter, car vous connaissez l’adage : les paroles s’envolent, les écrits restent.

 

Maintenez vos réunions récurrentes aux créneaux habituels pour que tout le monde puisse conserver une routine, et initiez-en de nouvelles ou laissez au moins la porte ouverte. Vous pouvez bloquer un créneau hebdomadaire dans votre agenda avec chaque membre de votre équipe pour y discuter de leur état d’esprit, identifier d’éventuels points de blocage, ou simplement prendre de leurs nouvelles si tout va bien ! Encouragez également votre équipe à communiquer de vive voix à propos des projets en cours, même si vous n’êtes pas de la partie. 

 

Entretenir une communication fréquente avec et entre les collaborateurs leur permet d’accroître leur productivité et de renforcer leur engagement. Misez d’autant plus sur le feedback que vous travaillez à distance, et n’hésitez pas à adapter l’organisation de l’équipe en fonction des retours de chacun. Pour maximiser le dialogue, partagez votre agenda professionnel avec votre équipe pour que chacun puisse y trouver un moment et ainsi vous appeler sans risquer de vous déranger.

 

 

• Clarifier les objectifs à atteindre ✅

Manager une équipe à distance requiert une dose d’organisation supplémentaire, notamment pour penser à tout ce que l’on ne voit pas ! Chaque collaborateur doit être au clair sur ce qui est attendu de lui à court, moyen et long termes. Vous pouvez formuler leurs objectifs en utilisant la méthode SMART pour être sûr de bien baliser le terrain. Sans cela, ils pourraient se retrouver seuls face à leurs questionnements sans vraiment savoir sur quel sujet travailler… Et ne pas réaliser les tâches que vous attendez d’eux.

 

De même, la raréfaction des moments d’échange en télétravail peut inciter à se concentrer sur l’immédiat et l’opérationnel. On est tenté de mettre les questions d’évolution professionnelle de côté, alors même que ce sont des sujets qui suscitent engagement et motivation de la part des collaborateurs. Profitez des moments d’échange individuels pour élaborer un plan de carrière et le revoir régulièrement. Promotions, augmentations, changements de poste… Les possibilités sont nombreuses ! 

 

 

• Faire confiance à son équipe 😌

Pour maintenir une bonne ambiance de travail à distance, préférez la confiance au contrôle. Fixez des objectifs et vérifiez s’ils sont atteints, mais évitez de compter le nombre d’heures passées sur telle ou telle tâche, de mails envoyés ou de dossiers bouclés. Adaptez votre plateforme de communication selon l’objectif visé : si vous avez besoin d’une réponse immédiate, optez plutôt pour un appel que pour un message insistant. 

 

De même, il est plutôt normal de ne pas recevoir de réponse à un message dans la minute : vos collaborateurs sont probablement attelés à une autre tâche qui leur demande un minimum de concentration. N’imaginez pas tout de suite qu’ils ont fermé leur ordinateur pour partir plus tôt en week-end : une fois le hamster dans la roue, il est difficile de l’en faire descendre… La confiance, c’est le B.A-BA du télétravail réalisé dans de bonnes conditions.

 

 

• Adapter son management ⚙️

Au-delà de revoir son utilisation des plateformes de communication, la fréquence des réunions et la gestion des outils administratifs, manager en télétravail demande des adaptations plus profondes. Travailler depuis des lieux différents implique nécessairement une plus grande autonomie de chacun, propice à l’instauration d’un management plus horizontal. Favoriser des modes de travail coopératifs, créer un cadre de confiance et être à l’écoute, c’est aussi être plus souple et flexible, à l’image du télétravail !

 

 

 

 

• Créer des rituels café / déjeuner ☕

Lorsque l’on travaille au même endroit ou que l’on se croise souvent, il est assez fréquent d’aller prendre un café ou de déjeuner ensemble de temps en temps. Si le télétravail est ponctuel dans votre entreprise, vous pouvez sanctuariser un jour dans la semaine où tout le monde est présent et réserver le déjeuner pour le passer en équipe. 

 

Si cette option n’est pas envisageable, optez pour les cafés-visio : deux fois par semaine, invitez vos collègues à partager un café (ou toute autre boisson) en visio, chacun chez soi ! Limitez l’audience à 6-7 personnes pour que tout le monde puisse s’exprimer librement. Faites de ces moments de réelles pauses pour décompresser des tâches professionnelles. Pour les plus ambitieux, vous pouvez décliner le concept en déjeuner-visio, et peut-être découvrir les talents de cuisinier de certains de vos collaborateurs…

 

 

• Célébrer les réussites 🎉

Réussir, c’est bien ; le partager en équipe, c’est encore mieux ! Durant vos réunions d’équipe, pensez à informer tous les collaborateurs des avancées de la semaine, et profitez-en pour féliciter celles et ceux qui ont particulièrement œuvré à ces projets. Vous pouvez également partager le message sur votre messagerie instantanée. Sans en faire un rituel dépourvu de sens ou une compétition sans limite, reconnaissez les événements marquants et n’en faites pas trop.

 

 

• Investir les outils internes à l’entreprise 🔍

Au premier rang desquels, l’intranet ! Véritable concentré de ressources et de réponses à leurs questions, cette plateforme est un must-have pour les collaborateurs en télétravail. Veillez à leur rappeler également l’existence des supports utilisés par la communication interne (newsletter, réseaux sociaux…) pour qu’ils puissent les consulter régulièrement. Meeriad a développé un outil de sondage qui vous permet de prendre le pouls de vos équipes en continu, et ainsi de repérer les signes avant-coureurs de mal-être ou de désengagement au travail.

 

 

• Développer la culture de l’entreprise 🙌

Le télétravail peut induire des modifications dans la culture de l’entreprise, surtout s’il est largement déployé ou a vocation à se pérenniser. Le sentiment d’appartenance à un groupe et à l’entreprise peut pâtir de la distance géographique entre les collaborateurs. Pour souder vos équipes et partager un moment convivial, misez sur le team building. Olympiades, atelier dégustation, création d’une œuvre d’art… Adaptez-vous aux envies de l’équipe ! Et si les contraintes de chacun le permettent, vous pouvez également vous retrouver après le travail pour savourer un bon petit plat au restaurant.

 

Avec un peu de coordination au sein de l’entreprise, vous pouvez mettre en place des journées “Vis ma vie”. Le principe ? S’immerger, le temps d’une journée, dans le quotidien d’un collègue qui évolue dans un service différent du sien. Le format le plus simple consiste à fonctionner en duo, comme un doublage au début d’une prise de poste. Participation aux réunions, partage d’idées autour d’un projet en construction, suivi en temps réel des différentes tâches effectuées… Une journée très instructive, autant pour celui qui découvre que pour celui qui partage son quotidien. L’idéal pour renforcer l’ancrage des collaborateurs, et leur permettre de créer des souvenirs et du lien ! Alors, quel service aimeriez-vous découvrir ?

 

 

• Faciliter la déconnexion ⛔

Pas évident de passer du pro au perso en un claquement de doigts lorsque l’on travaille depuis son salon… Si la déconnexion est un droit des salariés, elle demande quelques adaptations pour être mise en place efficacement. Notre article sur le sujet est disponible en cliquant juste ici.

 

 

• Proposer des formations 📚

Un changement d’organisation comme le télétravail peut faire apparaître des faiblesses ou des angles morts dans les compétences des collaborateurs. Soyez proactif en proposant à vos équipes de se former sur certains sujets, que ce soit des soft ou des hard skills. Pas besoin de 15 leçons de deux heures ; bien souvent, il suffit de quelques conseils et/ou rappels pour prendre de bonnes habitudes sur la durée. Meeriad propose des contenus à consulter en autonomie pour renforcer son efficacité et sa confiance au travail.

 

Si vous avez du mal à identifier un sujet qui pourrait aider un collaborateur, vous pouvez vous tourner vers le mentorat. Figure complémentaire du manager, le mentor sert à la fois de guide, d’inspiration et de soutien tout au long du parcours du salarié dans l’entreprise. Ce format est particulièrement indiqué lors des périodes de stress ou de prises de responsabilités nouvelles, et bat facilement en brèche le sentiment d’isolement qui peut se déclarer en télétravail.

 

 

• Mesurer l’impact de ses actions 📊

Parce qu’il ne suffit pas de mettre en place des initiatives pour dissoudre tous les points de blocage, il est indispensable de mesurer l’efficacité de celles-ci. Sondages, enquêtes de satisfaction, brainstormings : multipliez les canaux de mesure pour maximiser les taux de réponse. Pensez à laisser la porte ouverte aux améliorations, en créant une boîte à idées virtuelle que chacun est libre d’alimenter. Après tout, pour répondre aux problématiques de vos collaborateurs, autant leur demander leur avis et écouter leurs suggestions !