Le guide des bonnes pratiques
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Anticiper le départ (dans la mesure du possible) ⏱️
Selon les motifs d’absence longue durée, il n’est pas toujours possible de préparer le départ du collaborateur, mais si la situation s’y prête, c’est une étape à ne pas négliger. En effet, anticiper son départ lui permettra de partir l’esprit serein et de faciliter son retour le moment venu.
Voici quelques points que vous pouvez voir ensemble :
- Fixer ses dates de départ et de retour
- Faire le point sur ses dossiers et projets en cours
- L’impliquer dans les processus de recrutement, de formation et de passation avec son remplaçant
- Définir quand et comment informer le reste de l’équipe de cette absence
- Organiser un moment convivial – déjeuner, team building, afterwork – avant son départ
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Garder contact pendant l’absence 📞
Si et seulement si le collaborateur en exprime l’envie et donne son consentement. Préférez les messages aux appels pour lui laisser le temps de répondre à son rythme, et surtout, ne lui parlez pas de travail. Vous pouvez lui partager les bonnes nouvelles récentes, lui demander des siennes ou lui parler des temps forts en interne, mais toujours sur un ton informel.
Si certains membres de l’équipe veulent l’informer d’une nouvelle importante pour eux – une grossesse, une naissance, un projet réussi grâce à ses conseils, etc. – vous pouvez les encourager à le faire, tant qu’ils ne multiplient pas les contacts. L’objectif en gardant le contact, c’est de faire comprendre au salarié qu’il fait toujours partie de l’entreprise, du collectif, de l’équipe, et qu’on ne l’oublie pas – même s’il est absent pendant plusieurs mois.
Si vous avez pu anticiper le départ, vous êtes déjà bien avancé sur cette étape.
Premier élément à connaître : la date exacte du retour. Elle vous permettra d'établir un planning de rentrée – dont l’entretien de retour d’absence – que vous pouvez définir avec le collaborateur pour l’adapter à ses besoins. Le maître mot : douceur. Il serait contreproductif de redémarrer sur les chapeaux de roue après une absence de plusieurs mois, privilégiez une réacclimatation progressive à l’environnement de travail.
Ensuite, questionnez le collaborateur à propos des modalités de ce retour : faut-il prévoir un aménagement du temps de travail, du nouveau matériel, une réaffectation des missions… ?
De votre côté, vous pouvez préparer un document qui rassemble les changements survenus durant l’absence du collaborateur pour qu’il puisse en prendre connaissance à son rythme et ne rien oublier.
Enfin, n’oubliez pas de consacrer un moment en équipe à l’évocation du retour du collaborateur. Cela vous permettra de sonder l’état d’esprit de chacun, de répondre aux éventuelles inquiétudes, de partager la date exacte de ce retour et d’inclure tout le monde pour faire en sorte que ce retour se passe le mieux possible.
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Organiser l’accueil du jour J 🎉
Ça y est, le grand jour est arrivé ! Pour le retour de votre collaborateur, misez sur la convivialité en rassemblant toute l’équipe pour lui souhaiter la bienvenue. En effet, reprendre le travail après une longue absence n’est pas toujours aussi simple que de remonter sur un vélo : on peut se sentir stressé, craindre de ne pas retrouver sa place, douter de ses capacités… Vous pouvez prévoir un petit-déjeuner au bureau pour reprendre contact de manière informelle avec l’équipe et commencer la journée en douceur.
En tant que manager, veillez à ne pas avoir une journée trop chargée pour pouvoir rester disponible et à l’écoute autant que possible. N’hésitez pas à prendre la température en fin de journée pour vérifier que les adaptations que vous aviez prévues sont satisfaisantes et que le collaborateur reprend petit à petit ses marques.
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Réaliser l’entretien de retour d’absence 📝
Voir ci-dessus en cas d’interrogation à ce sujet !
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Respecter les limites de la vie privée 🚫
Durant toute l’absence longue durée, et dès le moment où vous en êtes averti, mettez-vous au diapason quant à l’attitude à adopter. Creusez le sujet avec le collaborateur en question pour définir ce que vous pouvez et ne devez pas dire au reste de l’équipe, sur la fréquence de vos communications, sur l’équilibre pro/perso, etc. Briefez l’équipe au besoin, surtout si le collaborateur ne souhaite pas qu’on lui pose de questions à propos de son absence.
De même, lorsqu’il s’agit d’organiser le retour du collaborateur, essayez de prévoir un événement qui correspond à ses envies et à sa personnalité : s’il est plutôt de nature discrète et réservée, évitez de braquer un grand coup de projecteur sur lui et préférez un retour intimiste, sans trop de fioritures.
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Accompagner la reprise en douceur 🤗
Cette étape est certainement celle qui vous demandera le plus de flexibilité. Dans les premiers jours et premières semaines qui suivent le retour du collaborateur, faites régulièrement le point pour vous assurer que la transmission des informations se déroule correctement et qu’il reprend progressivement sa place au sein de l’équipe. Pour fluidifier la transition, et si les emplois du temps de chacun le permettent, il peut être utile de faire cohabiter le collaborateur et son remplaçant une semaine, en duo.
